Organisaties in zwaar weer
In onze eerste blog bespraken wij de doelstellingen van de bank (afdeling Bijzonder Beheer) en de maatregelen die zij meestal neemt. Zie HIER.
In deze tweede blog belichten wij de rol en taak van de toezichthouder en bespreken wij de dialoog van de RvC/T met bank/Bijzonder Beheer als de organisatie in zwaar weer verkeert.
Taak en rol RvC/T
De kernprincipes van governance veranderen niet: de directie bestuurt en de RvC/T houdt toezicht. Helaas kennen de governance-codes geen afzonderlijk hoofdstuk met best practices voor organisaties in moeilijkheden. Uit de praktijk en uitspraken van de OK zijn wel vuistregels te destilleren:
- Er is sprake van een Paradox: enerzijds vergadert de RvC/T informeler en vaker met de directie en zit zij meer ‘naast’ de directie. Anderzijds moeten de governance regels strikter worden toegepast. De OK schreef in het Meavita arrest: “Er is sprake van een moeilijke periode met daardoor mogelijk slechte resultaten, maar dit is geen rechtvaardiging voor tekortkomingen. Juist dan is extra aandacht en zorgvuldigheid nodig. Er was onvoldoende aandacht voor de essentiële taken van de RvC. Omstandigheden kunnen geen rechtvaardiging vormen voor het schenden van governance- en medezeggenschapsregels.”
- De mindset van RvC/T én directie moet zijn: het wordt (voorlopig) erger dan het nu is
- Stuur primair op snelheid à dit heeft soms voorrang boven voldoende info
- Stuur veel sterker op cash ipv op winst
- Intensiveer de eigen dialoog van de RvC met stakeholders en bank
- Zorg voor voldoende ‘distressed expertise’ in RvC én directie
Samenstelling RvC/T
Zodra er zich serieuze moeilijkheden voordoen die langere tijd dreigen voort te duren (dit kan al zijn voordat de organisatie bij Bijzonder Beheer is ondergebracht) is het zaak dat de RvC/T actief en gestructureerd nadenkt of haar samenstelling nog wel optimaal is en of zij toegerust is voor de specifieke situatie die zich voordoet. In onderstaande tabel 1 geven wij voorzet voor een profielschets voor de totale RvC/T:
| RvC/T van organisatie in moeilijkheden: profielschets |
|---|
|
Houd in het achterhoofd dat aanvullende expertise ook kan worden ‘ingehuurd’ in de RvC/T door een of meerdere personen tijdelijk te benoemen tot lid RvC/T. Of, als alternatief, om een expert niet tot (tijdelijk) lid van de RvC/T te benoemen, maar permanent te laten ‘meedraaien’ als gast met alle RvC/T vergaderingen zolang het issue niet is opgelost. In beginsel is dit geen advocaat.
De dialoog met de bank
Bankiers, zelfs als zij werkzaam zijn bij bijzonder beheer, vragen zich af of zij de RvC/T wel mogen bellen. Omgekeerd horen wij nog regelmatig dat toezichthouders zich afvragen of zij wel rechtstreeks met de bank mogen communiceren. De OK is daar heel duidelijk in: doe wat het gezonde verstand voorschrijft en wees -vooral bij zwaar weer- pro-actief! Het is sterk aan te raden om namens de RvC/T een delegatie van 2 leden (voorzitter + restructuring of financieel deskundige) aan te wijzen die een meeting met Bijzonder Beheer belegt en daarna de communicatiekanalen openhoudt. Er zijn veel onderwerpen te bespreken. In tabel 2 geven wij een aantal (sensitieve) vragen die zeker moeten worden gesteld in het eerste gesprek.
| Gespreksonderwerpen RvC/T met Bijzonder Beheer: 13 sensitieve key-vragen |
|
|---|---|
| Over de onderneming | Over de RvC/T zelf |
| Heeft de bank voldoende vertrouwen in het business model | Wat vindt de bank van de samenstelling van de RvC/T? |
| Heeft de bank voldoende vertrouwen in het management en de CFO | Wil de bank een eigen vertrouweling voor de RvC/T voordragen? |
| Heeft de bank voldoende vertrouwen in de administratie, periodieke rapportages en jaarrekening | Hoe kijkt de bank aan tegen de verhouding tussen de DGA en de RvC? Tegen elkaar opgewassen? |
| Hoe kijkt de bank aan tegen de cash ontwikkeling en de liquiditeitsbehoefte | Wat verwacht de bank van de RvC/T? |
| Wat is de opinie van de bank over de IBR (indien reeds aanwezig) | Heeft de bank voorkeuren over de dialoog tussen bank en RvC/T? |
| Wat moet er volgens de bank gebeuren? | Heeft de bank een opinie over de kwaliteit van de accountant? |
| Welke stappen denkt de bank te gaan nemen als de voorliggende herstructureringsplannen mislukken of er nieuwe tegenvallers opdoemen? | |
Kan dat zomaar, wat de bank vraagt? Ja, in de onderhandeling kan de bank alles vragen wat zij wil. Het is steeds aan de directie (onder toezicht van RvC/T) om te bepalen waar zij wel en niet in meegaat. Het vergt daarbij veel ervaring om in te kunnen schatten waar bij de bank de ‘breekpunten’ liggen.
Overige bijzondere aandachtspunten
Houd gedurende de gehele periode dat de onderneming in zwaar weer verkeert de volgende attentiepunten voor ogen:
- In het begin gaat het steeds opnieuw slechter dan verwacht. Ook pessimistische prognoses worden in het begin vaak niet gehaald. De reden is dat het management vaak aan ontkenning doet en weinig ervaring heeft met dit soort situaties. Ook zal er een periode van slecht nieuws komen, met steeds een drukkend effect op de V&W
- Een van de grootste fouten die wordt gemaakt is dat organisaties langdurig niet diep genoeg snijden, waardoor er een volgende ronde nodig is die ook niet diep genoeg gaat, zodat de organisatie steeds achter de feiten aan blijft lopen.
- Controle over het proces krijgen directie en RvC/T alleen door het tempo van de maatregelen op te voeren en deskundigen in te huren
- De bank zal zelden aandringen op aftreden van zittende toezichthouders (behalve als een ‘onwillige’ grootaandeelhouder lid van de RvC/T is). Zij zal eerder voorstellen om een extra deskundige of ‘bankman’ te benoemen.
- Houd voor ogen dat de grootaandeelhouder of moedermaatschappij bijna altijd een tegengesteld belangen hebben. Manage dit goed en krachtig als RvC/T! De directie van een onderneming in moeilijkheden is verzwakt en kan zelden adequaat verweer voeren
- Onderhoud als RvC/T een rechtstreekse dialoog met lastige stakeholders, zoals OR
- Herken en adresseer emoties, met name bij de directie. Vaak zijn zij door schuld- of schaamtegevoel verlamd en aarzelen om in te grijpen. Ook weet de directie niet of zij het vertrouwen nog heeft. Spreek dit uit, spoedig en krachtig, of vervang de directie.
Wees strikt in toepassing van governance-voorschriften. Maak altijd direct notulen na RvC/T vergaderingen, leggen besluiten duidelijk vast. Zorg ervoor dat er -waar mogelijk- second opinions zijn opgevraagd en voor- en nadelen van besluiten en scenario’s goed zijn overdacht en zorgvuldig vastgelegd. Vergader met hogere frequentie.
Bent u geïnteresseerd om u verder te verdiepen in het thema Organisaties in zwaar weer en de gevolgen daarvan voor u als toezichthouder? HIER kunt u zich Inschrijven voor de Masterclass Organisaties in Zwaar Weer.
